Après une période de mise en place obligatoire, puis une cohabitation plus ou moins acceptée dans les entreprises, le télétravail est devenu un mode de travail alternatif qui plait à de nombreux salariés et séduit de plus en plus de chefs d’équipe. Encore faut-il avoir les outils adaptés pour opérer la transition entre travail sur site et télétravail.
Et c’est là qu’entrent en action les logiciels collaboratifs. Ils permettent d’assurer un suivi permanent des équipes, de communiquer, de partager des fichiers, de gérer les emails et d’optimiser la productivité, à partir d’une seule et même interface. Bien entendu, il est possible de télécharger des applications distinctes pour les réunions en visioconférence, la communication par chat ou email, le suivi de projet, etc. Mais c’est tout de même plus simple pour un chef d’équipe quand tout est concentré au même endroit.
Quels sont les meilleurs logiciels de télétravail collaboratif ?
Google Workspace, le plus complet
On connait plus particulièrement Google Workspace par Google Drive et la suite bureautique qui l’accompagne (Docs, Sheets, Slides, etc.). Mais les particuliers connaissent moins tous les outils collaboratifs qui sont à la disposition des entreprises ou travailleurs indépendants.
Google Workspace offre un environnement numérique complet dédié à la planification, la communication et la collaboration. Il propose des outils puissants conçus pour améliorer la productivité et renforcer la coordination au sein des équipes. Grâce à Google Sheets, il est possible de créer un plan de projet, dont vous pourrez attribuer les tâches aux différents collaborateurs avec un système de filtrage et de cases à cocher.
Savez-vous qu’il est possible non seulement de partager un document, mais aussi de le modifier à plusieurs collaborateurs en temps réel ? Chaque révision du fichier indique quel élément a été modifié et par qui. Grâce au système de stockage dans le cloud, tous les collaborateurs autorisés peuvent travailler sur les fichiers sauvegardés. Vous disposerez, bien entendu, d’outils de communication, Meet pour les réunions en visio ou Google Chat pour la messagerie instantanée, mais aussi d’un agenda partagé où chacun pourra indiquer ses disponibilités (pratique pour caler une réunion), d’un bloc-notes partagé (Google Keep) et d’un système de liste de tâches, relié à Gmail.
Microsoft 365, bien plus qu’une suite bureautique
Grand concurrent de Google, Microsoft fait aussi partie des grands groupes du numérique, offrant de nombreux outils aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises. En matière de télétravail collaboratif, Microsoft se positionne comme l’une des solutions les plus polyvalentes. En effet, bien que Microsoft 365, anciennement Microsoft Office, soit connue pour les outils bureautiques Word, Excel et PowerPoint, elle intègre aussi bon nombre d’applications pour les équipes.
Accessible aussi bien en applications mobiles qu’en service en ligne ou en outils desktop, Microsoft 365 permet de travailler en collaboration sur des documents partagés, de profiter de Teams et Outlook pour la communication et la planification, de OneNote pour les listes de tâches, mais surtout de SharePoint. Spécialement conçu pour le travail d’équipes, SharePoint devient un hub centralisé pour la collaboration et la gestion des connaissances, facilitant l’efficacité opérationnelle et la communication au sein des entreprises. Il intègre des flux de travail automatisés pour standardiser et simplifier les processus d’entreprise et propose des bibliothèques de documents où les utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des fichiers en temps réel.
Grâce à l’interopérabilité entre les outils Microsoft, il est très facile de concevoir un environnement de travail complet à distance.
Slack, pour tout centraliser
Slack est une plateforme de communication et de collaboration qui transforme la manière dont les équipes travaillent ensemble. Conçu pour favoriser l’efficacité et l’interaction en temps réel, Slack offre un espace centralisé où les discussions peuvent se dérouler de manière fluide et organisée. Les canaux, qui peuvent être créés pour des projets spécifiques, des équipes ou des sujets particuliers, permettent aux membres de partager des informations, de poser des questions et de résoudre des problèmes rapidement. Chaque canal fonctionne comme un espace de discussion dédié, où les conversations sont facilement accessibles et consultables, éliminant le besoin de longs échanges de courriels.
L’intégration transparente de Slack avec de nombreuses autres applications et services est l’une de ses principales forces. Que ce soit avec Google Drive, Trello, Asana ou d’autres outils de productivité, les utilisateurs peuvent connecter leurs applications favorites à Slack, via une bibliothèque comptant plus de 2600 applications, permettant ainsi un flux de travail continu sans avoir à jongler entre plusieurs plateformes. Cette intégration permet de recevoir des notifications, de partager des fichiers et de suivre l’avancement des tâches directement depuis Slack, ce qui centralise l’information et la rend immédiatement disponible à toute l’équipe.
Outils de communication, partage de fichiers ou encore recherche avancée font aussi partie des fonctionnalités intéressantes de Slack, qui le rendent populaire auprès des télétravailleurs et des entreprises.
Trello, pour la gestion de projet
Trello est une plateforme de gestion de projets qui simplifie la collaboration au sein des équipes en offrant une interface visuelle intuitive et flexible. Centré autour de tableaux, de listes et de cartes, Trello permet aux utilisateurs de planifier, organiser et suivre les tâches de manière transparente. Chaque tableau représente un projet ou un flux de travail, chaque liste correspond à une étape du projet, et chaque carte représente une tâche ou une idée. Cette structure visuelle aide les équipes à visualiser l’avancement des projets et à identifier rapidement les tâches en cours, celles terminées et celles qui nécessitent une attention particulière.
Les cartes peuvent être enrichies de détails grâce à des descriptions, des checklists, des dates d’échéance, et des pièces jointes. Les membres de l’équipe peuvent commenter directement sur les cartes, poser des questions, fournir des mises à jour ou partager des fichiers.
Bien entendu, il est possible d’intégrer Trello à d’autres solutions collaboratives comme Slack, Google Drive, et consorts, facilitant ainsi le partage d’informations et la mise à jour des tâches sans avoir à quitter l’application. De plus, Trello offre des fonctionnalités d’automatisation grâce à Butler, un outil intégré qui permet de créer des règles, des déclencheurs et des actions automatiques pour simplifier les flux de travail répétitifs.
Twake, une plateforme tout-en-un
En intégrant diverses fonctionnalités sous une interface unique, Twake permet de centraliser les outils nécessaires à la gestion de projet, la communication, le partage de fichiers et la collaboration en temps réel. Cela facilite le suivi des tâches, la gestion des calendriers, et la coordination des tâches entre les membres de l’équipe, offrant ainsi une vue d’ensemble claire et structurée des projets en cours.
Les utilisateurs peuvent créer des espaces de travail dédiés à différents projets, chaque espace regroupant des conversations, des fichiers, des tâches et des événements spécifiques. Cette organisation par espace de travail aide à maintenir les informations pertinentes bien ordonnées et facilement accessibles, ce qui optimise la productivité.
La fonctionnalité de communication de Twake se compose d’une messagerie instantanée et d’un système de visioconférence, facilitant les échanges d’informations entre collègues. Le partage de fichiers est simple et sécurisé, avec la possibilité de stocker des documents directement dans l’application et de les organiser en dossiers. Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers, les modifier et les partager facilement, tout en bénéficiant d’un contrôle précis des versions et des permissions. Et si votre entreprise utilise d’autres outils, il est tout à fait possible d’associer Twake à d’autres solutions collaboratives.
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