Avec Viva, Microsoft veut améliorer le bien-être du salarié en télétravail

La communication, la connaissance, l’apprentissage et les ressources regroupés en un seul et même endroit pour mieux travailler tout en ayant toujours le sentiment de faire partie d’une équipe. Le rêve de beaucoup de salariés à l’heure du télétravail et où les repères sont à réinventer et la vie en entreprise à créer à distance.

Déjà fort du succès de Microsoft Teams qui a, avec Zoom et Google Meet, fait partie des services qui ont explosé avec la nouvelle donne de la pandémie, Microsoft a compris que son hégémonie sur les nouveaux outils numériques était grandissante. Pas question de s’arrêter en route. Alors que le monde attaque 2021 avec incertitude et inquiétudes, la firme de Redmond anticipe les nouveaux modes de travail avec l’arrivée d’une plateforme inédite.

Voici Microsoft Viva, « la première plateforme pour l’expérience employée à l’heure du numérique ». Selon Satya Nadella, le patron de Microsoft, Viva doit « apporter toute la technologie nécessaire aux entreprises pour soutenir les employés et les aider à prospérer dans cette nouvelle ère où le travail est plus flexible que jamais. »

Collaboration, apprentissage et bien-être au cœur de la réflexion

Plus que jamais la collaboration est au cœur de la réflexion. Mais elle doit désormais s’allier à l’apprentissage et surtout au bien-être, l’élément le plus maltraité par la situation due au coronavirus. Pour la collaboration, Microsoft a pu compter sur Teams qui a multiplié les améliorations en moins d’un an, pour les outils partagés comme pour proposer des moments de visioconférence plus fun et moins stressants avec Together Mode. Désormais, plus de 115 millions de personnes à travers le monde utilisent Microsoft Teams au quotidien, pour les réunions, comme le travail en équipe ou l’échange de documents. Une première couche fonctionnelle qui, malgré son champ d’action de plus en plus vaste, laisse encore échapper certains aspects du travail et, en premier lieu, la dimension humaine et sociale.

C’est là que Viva va se décliner pour permettre aux salariés de se sentir connectés, soutenus et capables de faire de leur mieux au travail », promet Microsoft qui espère insuffler avec Viva « une nouvelle culture du travail accessible de partout qui valorise la collaboration, la connaissance, l’apprentissage et le bien-être au travail ». Car, avec le télétravail, le développement et la formation, les avantages et le bien-être, mais aussi la multitude de technologies à apprivoiser, autant d’aspects qui ont quelque peu disparu ou se retrouvent fragmentés, difficiles à retrouver, et peuvent perturber le flux du travail. La plateforme Expérience Employé (EXP) doit permettre de proposer à la fois des ressources et de l’assistance intégrées aux outils utilisés pour travailler.

Construire une culture du travail de n’importe où

S’appuyant sur Microsoft 365 et Microsoft Teams, Microsoft Viva se décline en quatre modules : Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning et Viva Topics. Tous seront accessibles sur smartphone comme PC.

Viva Connections

Avec l’avènement du télétravail fortement recommandé, une étude commandée par Microsoft montre que 60 % des salariés se sentent moins connectés à leur équipe en télétravail. Plus de camaraderie de bureau, de vie d’entreprise ou d’événements. C’est surtout difficile pour les nouveaux venus dans une entreprise qui peinent à s’intégrer, faute de connaître leurs nouveaux collègues ou les locaux.

Depuis Teams, Viva Connections veut recréer ce point d’entrée virtuel, sorte de passerelle vers votre espace de travail numérique pour tout ce qui touche à la communication. Le module s’appuiera sur SharePoint pour que les dirigeants puissent communiquer avec les employés via des cellules, ces derniers pourront accéder aux actualités, à la politique et aux avantages de l’entreprise. Cela permettra aussi de créer des communautés comme il y aurait des groupes ou associations dans les locaux. Les autres services comme le réseau d’entreprise Yammer, avec des tableaux de bord personnalisés et les ressources utiles à disposition seront intégrés à Viva.

Viva Insights

C’est l’aspect « bien-être » du projet, celui qui doit permettre au salarié de se reconnecter avec lui-même et sa vie loin du travail. Bien qu’intégré à Teams, son objectif est de permettre à tout salarié de se ménager des temps de pause réguliers dans son temps de travail avec ses collègues et ses apprentissages.

Pour les managers, Viva Insights va donner des informations et faire des recommandations pour bien gérer le travail de ses équipes et éviter l’épuisement professionnel. Cela passera aussi tout simplement par une recommandation pour inciter ses équipes à couper les notifications pour s’épargner du stress hors travail, ou à établir des priorités quotidiennes. Pour les chefs d’entreprise, des modèles d’organisation du travail seront suggérés afin de veiller au bien-être de chacun et renforcer la cohésion d’équipe.

Pour garantir la confidentialité et la sécurité, Microsoft promet que seul l’employé verra ses données personnelles qui seront anonymisées par défaut pour ses responsables.

Viva Learning

Selon un rapport récent de LinkedIn, 94 % des employés sont plus enclins à rester dans une entreprise longtemps s’ils sentent qu’elle investit dans leur apprentissage et leur développement. Microsoft a donc conçu Viva Learning pour être le module d’aide à l’apprentissage et qu’il s’insère naturellement dans le travail quotidien, ainsi que dans la culture d’entreprise.

Vision manager des tâches assignées dans Viva Learning // Source : Microsoft

Microsoft Viva learning

Les employés peuvent ainsi partager et faire découvrir des formations et apprentissages de micro-contenus. Les managers ont, eux, les outils pour attribuer les formations et avoir un suivi des cours. Viva Learning se présente comme un hub dans Teams, avec une IA capable de recommander la bonne formation, au bon moment. Les managers pourront afficher ainsi les contenus de LinkedIn Learning, Microsoft Learn, ceux définis par l’organisation ou tout autre organisme de formation partenaire.

Viva Topics

« Un Wikipedia avec des superpouvoirs d’IA. » C’est ainsi que Microsoft définit Viva Topics pour une entreprise. Ce module doit permettre à n’importe quel salarié de ne pas se sentir perdu dans son entreprise et d’en comprendre le vocabulaire, l’organisation, trouver des experts ou toute autre information pertinente pour faciliter son travail.

Pour cela, une intelligence artificielle va organiser automatiquement le contenu et l’expertise disponible dans l’entreprise en différentes catégories (Projets, Produits, Process, Clients, etc.). Chaque sujet sera accessible selon les besoins dans les applications Microsoft utilisées comme Teams, Office ou encore SharePoint. Et les employés, en un clic, pourront y trouver des documents, des vidéos et toute personne reliés à la thématique. Le partage de connaissances sur l’entreprise avec le plus grand nombre, et pour le bien-être du plus grand nombre, est ici aussi la clé. Il sera possible aux experts qui alimenteront les différentes « cartes » d’ajouter des informations extérieures pour enrichir le tout (vocabulaire sur un domaine, acronymes, intégrations de données partenaires…).

Conçu comme une plateforme ouverte et polyvalente, Microsoft Viva va pouvoir s’ajouter naturellement aux outils de Microsoft déjà en place comme Teams, Microsoft 365 ou Dynamics 365. Si Viva Topics peut déjà être mis à disposition, les autres modules vont être déployés au fur et à mesure.

Microsoft Teams

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